Online-Reservierungssystem für Räume, Fahrzeuge und Geräte
Wer nutzt wann den Vereinsbus? Ist der Besprechungsraum noch frei? Wann kann der Beamer ausgeliehen werden? Mit dem Buchungsplaner von Helferliste.online verwaltest du Reservierungen einfach in einem gemeinsamen Online-Kalender – statt mit Excel-Tabellen, Zetteln oder Chatnachrichten.
In drei Schritten zum gemeinsamen Buchungskalender
Planer anlegen
Öffne dein Dashboard, wähle „Buchungsplaner anlegen“ und gib dem Planer einen Namen, beispielsweise „Vereinsfahrzeuge“.
Objekte einrichten
Füge Vereinsbus, Raum, Zelt oder Gerät hinzu. Lege bei Bedarf Buchungszeiten, Sperrzeiten, Genehmigung und Buchungsende fest.
Link teilen
Verschicke den öffentlichen Buchungslink. Andere können freie Zeiten sehen und eine Reservierung oder Buchungsanfrage senden.
Der Kalender funktioniert im Browser – auch auf Smartphones. Eine gesonderte App ist zum Buchen nicht notwendig.
Ein Planer, mehrere buchbare Objekte
Du kannst in einem Buchungsplaner verschiedene Ressourcen verwalten. Zum Beispiel einen Vereinsbus für Auswärtsfahrten, einen Gruppenraum für Besprechungen und ein Zelt für Veranstaltungen. Jedes Objekt kann eigene Einstellungen besitzen.
- Gemeinsamer Kalender mit optionalem Filter nach Objekt
- Separate Buchungs- und Sperrzeiten pro Objekt
- Genehmigungspflicht für den ganzen Planer oder abweichend je Objekt
- Öffentliche Namen oder Teamnamen nur nach Einstellung des Organisators
Enthält ein Planer nur ein aktives Objekt, ist kein unnötiges Objektauswahlmenü erforderlich.
Ein Fahrzeug, einen Raum oder ein Gerät buchen
Öffne den Buchungslink, wähle bei Bedarf das Objekt und klicke auf einen Tag im Kalender. Anschließend gibst du Start- und Enddatum sowie – bei stundenweiser Buchung – die Start- und Endzeit ein. Mit der Option „Ganztägig“ kannst du schnell einen ganzen Tag reservieren.
Ergänze deinen Namen und, soweit vorgesehen, E-Mail-Adresse, Team oder eine Bemerkung zum Zweck der Buchung. Abhängig von den Planereinstellungen schließt du mit „Buchen“ ab oder sendest mit „Buchung anfragen“ eine Anfrage zur Genehmigung.
Wiederkehrende Buchungen: wöchentlich oder alle 2, 3 oder 4 Wochen
Regelmäßige Fahrten oder Raumnutzungen musst du nicht jedes Mal neu buchen. Wenn der Admin Serien freigeschaltet hat, aktiviere „Buchungsserie“ und wähle die gewünschten Wochentage sowie den Wiederholungsabstand.
- Jede Woche
- Alle 2 Wochen
- Alle 3 Wochen
- Alle 4 Wochen
Du kannst ein Enddatum setzen. Wenn einzelne Termine bereits belegt sind, werden die Konflikte angezeigt; freie Termine dürfen nur nach deiner ausdrücklichen Bestätigung unter Auslassung der Konflikte übernommen werden.
Buchungszeiten und Sperrzeiten richtig einstellen
Buchungszeit
Bestimmt ein Zeitfenster, in dem Reservierungen erlaubt sind – zum Beispiel donnerstags von 08:00 bis 20:00 Uhr.
Sperrzeit
Blockiert ein Objekt, zum Beispiel wegen Wartung, Ferien oder einer internen Nutzung.
Admin-Ausnahme
Der angemeldete Eigentümer kann trotz einer Sperrzeit buchen. Bereits angefragte oder bestätigte Termine darf auch er nicht überschreiben.
Als Admin findest du diese Regeln in der Planerverwaltung beim jeweiligen Objekt unter „Buchungs- und Sperrzeiten“. Einmalige Sperren können für einen Tag oder einen längeren Datumsbereich angelegt werden.
Buchungsanfragen genehmigen und Reservierungen verwalten
Wenn „Buchungen müssen standardmäßig genehmigt werden“ aktiviert ist, landen neue Reservierungen zunächst bei den offenen Buchungsanfragen. Der Admin kann sie genehmigen oder ablehnen. Für ein einzelnes Objekt darf er eine andere Genehmigungsregel festlegen.
Im öffentlichen Kalender kann der angemeldete Eigentümer bestehende Buchungseinträge öffnen und ihre geschützten Details verwalten. Buchende können ihre eigenen Buchungen über den persönlichen Bearbeitungslink oder – bei korrekter Account-Zuordnung – über das Dashboard ansehen.
Häufige Fragen zum Buchungsplaner (FAQ)
Funktioniert der Buchungsplaner auch auf dem Smartphone?
Ja. Du kannst den Buchungskalender auf dem Smartphone oder Computer im Browser öffnen und Buchungen vornehmen. Eine eigene App ist nicht nötig.
Müssen Buchende ein Konto anlegen?
Nein. Buchungen sind auch über den öffentlichen Link ohne vorherige Anmeldung möglich. Je nach Einstellung wird ein Name und gegebenenfalls eine E-Mail-Adresse benötigt.
Wie buche ich ein Fahrzeug, einen Raum oder ein Gerät?
Öffne den vom Organisator erhaltenen Buchungslink, wähle bei Bedarf das Objekt und klicke im Kalender auf einen Tag. Lege Datum und gegebenenfalls Uhrzeiten fest, ergänze deinen Namen und schicke die Buchung oder Buchungsanfrage ab.
Was ist der Unterschied zwischen „Buchen“ und „Buchung anfragen“?
Bei „Buchen“ wird eine freie Reservierung sofort bestätigt. Bei „Buchung anfragen“ muss der Planer-Admin die Anfrage erst genehmigen. Auch eine offene Anfrage blockiert den angefragten Zeitraum vorläufig für andere Buchungen.
Kann ich einen Termin jede zweite, dritte oder vierte Woche buchen?
Ja, wenn der Organisator Buchungsserien erlaubt. Aktiviere „Buchungsserie“ und wähle wöchentlich oder alle zwei, drei beziehungsweise vier Wochen, die gewünschten Wochentage und das Enddatum.
Was ist eine Sperrzeit?
Eine Sperrzeit blockiert ein Objekt in einem bestimmten Zeitraum für normale Buchende. Eine Buchungszeit ist dagegen ein Zeitraum, in dem Buchungen grundsätzlich erlaubt sind. Der angemeldete Planer-Eigentümer kann Sperrzeiten übergehen, aber keine bereits belegten Termine überschreiben.
Wie sehe ich meine Buchungen oder storniere eine Reservierung?
Wenn eine Buchung deinem angemeldeten Konto zugeordnet ist, findest du sie auf deinem Dashboard beim jeweiligen Buchungsplaner. Für Gastbuchungen kannst du den persönlichen Bearbeitungslink nutzen. Einzelne Termine einer Serie lassen sich ebenfalls bearbeiten oder stornieren.
Wer sieht meinen Namen, meine E-Mail und meinen Buchungszweck?
Der Organisator entscheidet, ob Namen oder Teamnamen im Kalender sichtbar sind. E-Mail-Adressen und private Bemerkungen werden nicht öffentlich im Kalender angezeigt, sondern nur berechtigten Personen in der Verwaltung.
Kann ich mehrere Fahrzeuge oder Räume in einem Planer verwalten?
Ja. Ein Buchungsplaner kann mehrere Objekte enthalten, beispielsweise Vereinsbus, Besprechungsraum und Beamer. Die verfügbaren Einstellungen und Grenzen findest du in deinem Dashboard.
Kann ich einen kurzen öffentlichen Buchungslink wählen?
Ja. In der Planerverwaltung kannst du eine freie kurze öffentliche Adresse einrichten. Die Adresse darf nicht bereits von einer anderen Seite oder einem anderen Planer belegt sein.