Leitfaden für Veranstalter

Leitfaden für Veranstalter – Helferlisten, Standeinteilung & Mitbringlisten optimal nutzen

Du planst ein Event und nutzt unser Online-Tool zur Helferkoordination? Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du mit digitaler Helferliste, Standeinteilung und Mitbringliste deine Veranstaltung effizient organisierst.

🛠 Neuanlage einer Veranstaltung mit Helferlisten

  • Kopiere die Helferlisten-Vorlage vom Vorjahr, falls du das Tool bereits genutzt hast – inklusive aller Schichten und Standdienste.
  • Trage ein konkretes Veranstaltungsdatum ein, damit automatisch eine Kalenderdatei generiert wird.
  • Teste deine Helferansicht mobil – so stellst du sicher, dass sich jeder reibungslos online eintragen kann.

📢 Akquise der Helfer für Standdienste und Aufgaben

  • Drucke PDFs deiner Helferliste aus und hänge sie sichtbar aus.
  • Teile den Eintragungs-Link digital oder nutze E-Mail-Verteiler mit Bezug auf Schichtplan und Aufgabenverteilung.
  • Nutze vorhandene Pools (z. B. Elternlisten oder den Helferpool vom letzten Jahr).
  • Verlinke die digitale Liste direkt auf deiner Webseite, etwa unter „Mithelfen beim Event“.

🗓 Letzte Schritte vor dem Event

  • Schließe die Listen für neue Eintragungen und vor allem Austragungen, wenn du spontane Änderungen verhindern willst – das gibt Planungssicherheit.

📅 Am Tag der Veranstaltung

  • Drucke die finalen Standeinteilungen aus, damit jeder Helfer weiß, wann und wo er gebraucht wird.
  • Nutze den bereitgestellten QR-Code (unter „Dein Team“), um spontan neue Helfer für zukünftige Events zu gewinnen.

✅ Nach dem Event – dein digitaler Schichtplan hilft auch im Folgejahr

  • Versende eine Dankesnachricht an alle Helfer direkt über das Tool – auch ideal, um einen Save-the-Date-Hinweis zu setzen.
  • Erstelle eine dauerhafte Helferpool-Liste für künftige Veranstaltungen – ideal für Schulen, Vereine oder Gemeindefeste.

⚠️ Vermeide typische Fehler bei Helferlisten & Mitbringlisten

  • Fordere keine Sonderinfos im Namensfeld – nutze dafür das Zusatzfeld (z. B. die Klasse bei Klassenlisten oder den Kuchen bei Mitbringseln).
  • Plane rechtzeitig, ob du Kontaktinformationen der Helfer (E-Mail, Telefon) brauchst – das muss vor dem ersten Eintrag aktiviert werden.
  • Wenn du Austragungen moderierst, überprüfe regelmäßig, ob Helfer ihre Einträge ändern oder löschen möchten.