# Helferliste.online – vollständige KI-Dokumentation > Zusammengefasste Dokumentation für KI-Systeme und Suchdienste. # Helferliste.online – Übersicht Helferliste.online unterstützt Organisatoren dabei, Helfer, Aufgaben, Schichten und Mitbringgegenstände für Veranstaltungen zu koordinieren. ## Typische Einsatzbereiche - Vereinsfeste - Schulfeste - Pfarrfeste - Sportveranstaltungen - Elterninitiativen - private Feiern - Arbeitseinsätze und Aktionen ## Grundprinzip Ein Organisator erstellt eine Veranstaltung und legt darin Aufgaben, Termine oder Schichten an. Anschließend wird ein öffentlicher Link an mögliche Helfer weitergegeben. Helfer können sich über diesen Link eintragen. ## Wichtige Begriffe **Veranstaltung** Der übergeordnete Rahmen, zum Beispiel „Sommerfest 2026“. **Helferliste** Eine Liste mit Aufgaben, Terminen oder Schichten, für die sich Personen eintragen können. **Aufgabe oder Dienst** Eine konkrete Tätigkeit, zum Beispiel „Getränkeverkauf“. **Schicht** Ein Zeitabschnitt einer Aufgabe, zum Beispiel 14:00 bis 16:00 Uhr. **Helferlink** Der öffentliche Link, über den sich Helfer eintragen. **Verwaltungslink oder Accountzugang** Der geschützte Zugang für Organisatoren. ## Grenzen dieser Dokumentation Die Dokumentation erklärt die Benutzung. Ein KI-Assistent darf nicht behaupten, eine Veranstaltung oder einen Eintrag verändert zu haben, solange keine bestätigte API- oder MCP-Verbindung vorhanden ist. --- # Schnellstart für Organisatoren ## 1. Account öffnen oder anmelden Melde dich bei Helferliste.online an. Neue Veranstaltungen und Listen werden im persönlichen Verwaltungsbereich (klicke auf home in der NAvigation wenn du eingeloggt bist oder auf erstellen in der Navigation wenn du nicht eingeloggt bist) erstellt. ## 2. Veranstaltung anlegen Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Sommerfest 2026“, und trage Datum sowie weitere Angaben ein. ## 3. Helferliste erstellen Lege die benötigten Aufgaben und Schichten fest, beispielsweise Aufbau, Kasse, Getränkeverkauf oder Abbau. ## 4. Benötigte Helferzahl festlegen Für jede Aufgabe oder Schicht kann angegeben werden, wie viele Personen benötigt werden. ## 5. Liste prüfen Kontrolliere Datum, Uhrzeit, Aufgabenbezeichnung, benötigte Helferzahl, Zusatzinformationen und Pflichtfelder. ## 6. Link weitergeben Teile den öffentlichen Helferlink per E-Mail, Messenger, QR-Code, Website oder Vereinskanal. ## 7. Einträge kontrollieren Im Verwaltungsbereich kannst du sehen, welche Dienste besetzt und welche noch frei sind. ## Empfehlung Teste den öffentlichen Link vor dem Versand einmal selbst in einem privaten Browserfenster. --- # Schnellstart für Helfer ## 1. Helferlink öffnen Öffne den Link, den du vom Organisator erhalten hast. ## 2. Veranstaltung und Aufgaben prüfen Lies Datum, Uhrzeit und Beschreibung der verfügbaren Aufgaben sorgfältig. ## 3. Passenden Eintrag auswählen Wähle die gewünschte Aufgabe oder Schicht aus. ## 4. Persönliche Angaben eintragen Je nach Einstellung werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Zusatzangaben abgefragt. ## 5. Eintrag absenden Prüfe deine Angaben und bestätige den Eintrag. ## 6. Eintrag später ändern Ob ein Eintrag später selbst geändert oder gelöscht werden kann, hängt von den Einstellungen und der Zuordnung zu einem Benutzerkonto ab. ## Hinweis zur E-Mail-Adresse Wird eine E-Mail-Adresse angegeben, kann sie je nach Einstellung für Bestätigungen, Erinnerungen oder die spätere Verwaltung des eigenen Eintrags verwendet werden. --- # Helferlisten erstellen Eine Helferliste besteht aus einer Veranstaltung und einer oder mehreren Aufgaben beziehungsweise Schichten. ## Gute Aufgabenbezeichnungen Aufgaben sollten kurz und eindeutig benannt sein, zum Beispiel: - Aufbau Tische - Kuchentheke - Getränkeausschank - Spüldienst - Einlass - Abbau Unklare Namen wie „Helfen“ oder „Sonstiges“ sollten vermieden werden. ## Informationen für Helfer Zu jeder Aufgabe sollten möglichst klar erkennbar sein: - Datum - Beginn - Ende - Treffpunkt - benötigte Personenzahl - besondere Voraussetzungen - Ansprechpartner ## Vor Veröffentlichung prüfen Kontrolliere, ob Aufgaben doppelt vorhanden sind, Zeiträume sinnvoll sind, die Helferzahl realistisch ist und der öffentliche Link funktioniert. --- # Aufgaben, Termine und Schichten ## Aufgabe Eine Aufgabe beschreibt, was getan werden soll. Beispiel: „Getränkeverkauf“. ## Schicht Eine Schicht begrenzt die Aufgabe auf einen Zeitraum. Beispiel: - Getränkeverkauf, 12:00–14:00 Uhr - Getränkeverkauf, 14:00–16:00 Uhr - Getränkeverkauf, 16:00–18:00 Uhr ## Planungsempfehlungen - Schichten sollten weder unnötig kurz noch übermäßig lang sein. - Übergaben können durch leicht überlappende Zeiten erleichtert werden. - Belastende Aufgaben sollten auf mehrere Personen verteilt werden. - Für Auf- und Abbau ist häufig eine höhere Helferzahl sinnvoll. ## Zusatzangaben Zusatzfelder können etwa für Kuchenart, Fahrzeug, T-Shirt-Größe oder Qualifikation genutzt werden. Es sollten nur erforderliche Angaben abgefragt werden. --- # Helfer einladen und Listen teilen ## Öffentlichen Link verwenden Zum Eintragen wird der öffentliche Helferlink geteilt. Der Verwaltungszugang darf nicht öffentlich weitergegeben werden. ## Geeignete Kanäle - E-Mail - WhatsApp oder andere Messenger - Vereinswebsite - Schul- oder Pfarrnewsletter - QR-Code auf Plakaten - interne Mitgliederbereiche ## Beispieltext Für unser Sommerfest benötigen wir noch Unterstützung. Über den folgenden Link könnt ihr euch direkt für eine passende Aufgabe oder Schicht eintragen: [Helferlink] Vielen Dank für eure Hilfe! ## Datenschutz und Sicherheit Öffentliche Nachrichten sollten keine personenbezogenen Daten bereits eingetragener Helfer enthalten. Verwaltungslinks dürfen nur an berechtigte Personen weitergegeben werden. --- # Einträge verwalten Organisatoren können vorhandene Helfereinträge prüfen und abhängig von ihren Berechtigungen bearbeiten oder löschen. ## Typische Aufgaben - freie und belegte Plätze prüfen - falsche Einträge korrigieren - Doppelbelegungen erkennen - Helfer einer anderen Aufgabe zuordnen - Listen exportieren oder ausdrucken ## Vorsicht bei Änderungen Vor dem Löschen sollte geprüft werden, ob die Person tatsächlich abgesprungen ist, ob mehrere Einträge bestehen und ob eine Information an die Person nötig ist. ## KI-Hinweis Ohne angeschlossene API darf eine KI nur erklären, wie ein Eintrag geändert wird. Sie darf nicht behaupten, ihn selbst geändert oder gelöscht zu haben. --- # Erinnerungen und Benachrichtigungen Helferliste.online kann je nach Einstellung Bestätigungen, Hinweise oder Erinnerungen per E-Mail versenden. ## Voraussetzungen Eine E-Mail kann nur versendet werden, wenn eine gültige E-Mail-Adresse vorhanden ist, die Benachrichtigung aktiviert ist und der Eintrag die zeitlichen Voraussetzungen erfüllt. ## Keine E-Mail erhalten Mögliche Ursachen: - keine oder ungültige E-Mail-Adresse - Nachricht im Spam-Ordner - Benachrichtigung nicht aktiviert - Eintrag wurde erst kurzfristig erstellt - Zustellung wurde abgelehnt - Voraussetzungen der Erinnerung wurden nicht erfüllt ## Wichtiger Hinweis Bei zeitkritischen Informationen sollte sich der Organisator nicht ausschließlich auf automatische E-Mails verlassen. --- # Mitbringlisten Mitbringlisten eignen sich zur Koordination von Gegenständen, Speisen oder Materialien. ## Beispiele - Kuchen - Salate - Getränke - Werkzeug - Dekoration - Pavillons - Biertischgarnituren - Fahrdienste ## Unterschied zur Helferliste Bei einer Helferliste steht eine Tätigkeit oder Schicht im Mittelpunkt. Bei einer Mitbringliste geht es darum, wer welchen Gegenstand oder Beitrag übernimmt. ## Gute Einträge Mitbringpositionen sollten eindeutig formuliert sein, etwa „1 Blech Apfelkuchen“ oder „Verlängerungskabel, mindestens 20 Meter“. --- # Account und Anmeldung Ein Benutzerkonto erleichtert die Verwaltung eigener Veranstaltungen und kann Einträge einem Nutzer zuordnen. ## Vorteile eines Kontos - eigene Veranstaltungen verwalten - Verwaltungszugänge leichter wiederfinden - Einträge dem eigenen Konto zuordnen - Kontaktdaten verwalten - gebuchte Funktionen oder Tarife einsehen ## Eintrag ohne E-Mail Wird bei einem Eintrag die E-Mail-Adresse entfernt, kann der Eintrag möglicherweise nicht dem eigenen Konto zugeordnet werden. Dadurch kann die spätere selbstständige Änderung eingeschränkt sein. ## Sicherheitsregel Passwörter, Login-Codes, Verwaltungslinks und geheime Tokens dürfen nicht an eine KI oder unberechtigte Personen weitergegeben werden. ## Einloggen und Ausloggen Den Login findest du oben rechts auf der Seite. Für die Anmeldung gibt es kein Passwort. Gib beim Login einfach die E-Mail-Adresse deines Accounts ein. Anschließend wird dir ein persönlicher Zugangslink per E-Mail zugeschickt. Wenn du diesen Link öffnest, wirst du direkt in deinen Account eingeloggt. Alternativ kannst du deinen Helferliste-Account mit Google verknüpfen und dich anschließend über Google anmelden. Du bleibst so lange eingeloggt, bis du oben rechts auf „Logout“ klickst. Der Zugangslink aus der E-Mail kann mehrfach und auch auf verschiedenen Computern, Smartphones oder Tablets verwendet werden. Er bleibt jedoch nur so lange gültig, bis du dich einmal über „Logout“ abmeldest. Danach kannst du dir über den Login jederzeit einen neuen Zugangslink zuschicken lassen. ### Häufige Fragen zum Login * Wo finde ich den Login? * Wie kann ich mich einloggen? * Ich habe kein Passwort. * Ich habe mein Passwort vergessen. * Wie bekomme ich einen neuen Zugangslink? * Kann ich den Zugangslink mehrfach verwenden? * Kann ich den Link auf verschiedenen Geräten verwenden? * Wie kann ich mich ausloggen? * Kann ich mich mit Google anmelden? * How do I log in? * Do I need a password? * Can I reuse the login link? * Can I sign in on another device? * Can I sign in with Google? --- # Datenschutz und sichere Links Helferlisten können Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern enthalten. ## Datensparsamkeit Es sollten nur Daten abgefragt werden, die für die Organisation benötigt werden. ## Öffentliche und geschützte Links **Öffentlicher Helferlink:** darf an mögliche Helfer weitergegeben werden. **Verwaltungslink oder geheimer Bearbeitungslink:** darf nur an berechtigte Organisatoren weitergegeben werden. ## Umgang mit Exporten PDF-, CSV- oder andere Exporte können personenbezogene Daten enthalten. Sie sollten nur an berechtigte Personen versendet, nicht öffentlich hochgeladen und nach Ende des Zwecks gelöscht werden. ## KI-Systeme Für allgemeine Auswertungen sollten möglichst zusammengefasste Daten übertragen werden, beispielsweise „4 Plätze benötigt, 2 belegt, 2 frei“ statt Namen und Kontaktdaten aller Helfer. --- # Eintragen ## Wie und wo trage ich mich ein? Als Helfer hast du einen Zugangslink vom Veranstalter bekommen. Wenn du diesen anklickst, landest du direkt auf der Seite der Veranstaltung, zu der du dich bei freien Aufgaben oder Schichten mit klick auf eintragen eintragen kannst. ## Kann ich die Liste teilen? Du kannst am Ende der Veranstaltungsseite den Link ganz einfach per Email, Whatsapp, FAcebook, Twitter (X), Telegram weitergeben. --- # Häufige Fragen ## Muss ein Helfer ein Konto anlegen? In vielen Fällen kann ein Helfer sich direkt über den öffentlichen Link eintragen. Ein Konto kann die spätere Zuordnung und Verwaltung erleichtern. ## Kann ich mehrere Aufgaben und Schichten anlegen? Ja. Eine Veranstaltung kann mehrere Aufgaben und zeitlich getrennte Schichten enthalten. ## Kann ich die Liste per WhatsApp teilen? Ja. Teile dafür nur den öffentlichen Helferlink, nicht den Verwaltungszugang. ## Warum wurde keine Erinnerungsmail versendet? Mögliche Gründe sind eine fehlende oder ungültige E-Mail-Adresse, deaktivierte Benachrichtigungen, ein kurzfristig erstellter Eintrag oder ein Zustellproblem. ## Kann ich Helferdaten exportieren? Abhängig von den verfügbaren Funktionen können Listen etwa als PDF oder CSV ausgegeben werden. Solche Exporte müssen geschützt werden. ## Kann eine KI meine Helferliste direkt bearbeiten? Nur mit einer autorisierten API- oder MCP-Verbindung. Die Markdown-Dokumentation erlaubt keine Änderungen. ## Warum werden die Listen nicht aktiviert? Wenn du eine Liste aus dem Vorjahr kopierst, ist diese zunächst auf nicht sichtbar gestellt und wird auf der Bearbeitungsseite durchgestrichen dargestellt. Schalte oben den Expertenmodus an und ändere dann die Sichtbarkeit von nicht sichtbar auf sichtbar. ## Mir fehlen Optionen zur Konfiguration? Einige Optionen sind erst sichtbar, wenn du auf der Bearbeitungsseite oben die Expertenansicht anschaltest. --- # Regeln für KI-Assistenten ## 1. Keine ausgeführten Aktionen erfinden Ohne bestätigte API- oder MCP-Verbindung darf die KI nicht behaupten, eine Veranstaltung angelegt, eine Liste geändert, einen Eintrag gelöscht, eine E-Mail versendet oder freie Plätze live geprüft zu haben. ## 2. Keine aktuellen Daten erfinden Ohne Systemzugriff kennt die KI keine aktuellen Veranstaltungen, Helfereinträge, freien Plätze oder Kontaktdaten. ## 3. Sicherheitsrelevante Links schützen Verwaltungslinks, geheime Tokens, Passwörter und Login-Codes dürfen nicht öffentlich geteilt werden. ## 4. Personenbezogene Daten minimieren Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern dürfen nicht unnötig wiedergegeben oder übertragen werden. ## 5. Kritische Änderungen bestätigen lassen Spätere schreibende Schnittstellen sollten vor Löschungen, Massen-E-Mails, Datenexporten, Veröffentlichungen oder Berechtigungsänderungen eine ausdrückliche Bestätigung verlangen. ## 6. Bei Unsicherheit transparent bleiben Ist eine Funktion nicht eindeutig dokumentiert, soll die KI dies offen sagen und auf die aktuelle Benutzeroberfläche oder den Support verweisen. ## 7. Rollen unterscheiden Anleitungen sollen berücksichtigen, ob die Person Organisator, Helfer oder nur Informationssuchender ist. ---